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1、刷卡機(jī)票據(jù)的規(guī)格

刷卡機(jī)票據(jù)的規(guī)格

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對財(cái)務(wù)管理的要求越來越高，財(cái)務(wù)部門的重要性也大幅度提升。其中，記賬憑證在財(cái)務(wù)活動中發(fā)揮著不可替代的作用。

目前，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用的記賬憑證規(guī)格不統(tǒng)一，有的使用各種電算化軟件相對應(yīng)的記賬憑證，有的使用自行設(shè)計(jì)格式再套打的記賬憑證，還有的仍在手工記賬中使用印刷好的記賬憑證等。本文在保證記賬憑證記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)揮明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任作用的前提下，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用A4格式記賬憑證進(jìn)行探討。

記賬憑證規(guī)格使用現(xiàn)狀

在《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)章法律中，均未對記賬憑證的大小作出限制性規(guī)定，僅對記賬憑證的內(nèi)容、編制依據(jù)、裝訂標(biāo)準(zhǔn)等提出了明確要求。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的記賬憑證規(guī)格多為長方形，大小一般在A4紙的三分之一左右，具體規(guī)格為長度20至25厘米、寬度在9至15厘米，并要求后面附帶的原始票據(jù)粘貼單必須也采用記賬憑證大小。

在會計(jì)實(shí)務(wù)操作中，各單位取得的原始票據(jù)種類繁多、大小不一，并且支出憑證大多附有單位負(fù)責(zé)人審簽的請示報(bào)告、合同和表格等，其大小往往會超過記賬憑證和原始票據(jù)粘貼單的大小。按照《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四章“會計(jì)憑證規(guī)范”中關(guān)于記賬憑證裝訂的要求，原始票據(jù)和附件需要折疊，不得超過記賬憑證大小。

因此，經(jīng)辦人或會計(jì)人員在制單時(shí)，需要將票據(jù)及各類附件折疊整齊，貼在記賬憑證之后。雖然通過折疊能夠達(dá)到原始票據(jù)、其他附件不超過記賬憑證大小的目的，但是憑證在粘貼、裝訂、查閱和保管方面并不方便，使用起來比較麻煩。

比如，原始憑證、A4紙附件等需要折疊后粘貼，費(fèi)時(shí)耗力。在人數(shù)較多、業(yè)務(wù)繁雜的單位，經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員花在折疊、整理原始票據(jù)和附件上的時(shí)間是非常多的。

以筆者所在的河北省人力資源和社會保障廳為例，人社廳財(cái)務(wù)管理采用集中管理模式，人社廳機(jī)關(guān)、各二級事業(yè)單位等不設(shè)財(cái)務(wù)部門，所有的財(cái)務(wù)核算工作均由人社廳財(cái)務(wù)結(jié)算中心承擔(dān)，各處室、單位設(shè)一名專管員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)事宜。在這種模式下，專管員和結(jié)算中心財(cái)務(wù)人員需要處理的票據(jù)非常多。尤其是在財(cái)務(wù)和內(nèi)控制度越來越健全、執(zhí)行越來越規(guī)范的形勢下，要求報(bào)銷憑證后所附的會議和差旅通知、政府采購合同、租車協(xié)議等非常齊全。其中，政府采購合同一般要十幾頁至幾十頁。因此，折疊原始票據(jù)、各類附件的工作，無技術(shù)含量卻需要數(shù)次重復(fù)，占用大量時(shí)間。

同時(shí)，折疊后的原始票據(jù)、A4紙附件制成記賬憑證裝訂后不平整，不美觀，查閱不方便。在裝訂時(shí)考慮到查閱問題，各類折疊后的附件均需要折角。一張憑證附件多時(shí)因折角會造成整本憑證裝訂后右邊厚、左邊薄，極不美觀。另外，在以后查閱憑證時(shí)，需要將附件逐張打開，閱畢再恢復(fù)原狀。一本憑證查閱多次，會造成紙張斷裂、折角破損等情況，不利于憑證的長期保存。

此外，折疊后的原始票據(jù)、A4紙附件制成記賬憑證不便于實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化管理。近年來，會計(jì)資料電子化管理的趨勢要求會計(jì)憑證、賬簿電子化的同時(shí)，還要求原始票據(jù)、附件實(shí)現(xiàn)電子化。采用原始票據(jù)、附件電子化的優(yōu)勢明顯，尤其在異地報(bào)銷、異地審計(jì)時(shí)，有網(wǎng)絡(luò)即可完成。但折疊后的原始票據(jù)、A4紙附件等在掃描時(shí)需要不斷打開、折疊，重復(fù)工作繁多。

A4規(guī)格記賬憑證優(yōu)勢明顯

采用記賬憑證和票據(jù)粘貼單A4規(guī)格化，把原始票據(jù)、A4紙大小的附件等直接粘到票據(jù)粘貼單上，不需要再進(jìn)行折疊。這樣，大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員的時(shí)間，提高核算效率。同時(shí)，采用A4規(guī)格記賬憑證，可有效完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計(jì)信息化建設(shè)。

完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計(jì)信息化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案電子化、流程化、系統(tǒng)化、全員化等的規(guī)定，均會對各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的原始依據(jù)、會計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部的分工作業(yè)、會計(jì)檔案的整理歸檔等，產(chǎn)生重要影響。

除了節(jié)約成本，采用A4規(guī)格記賬憑證還有利于提升會計(jì)工作監(jiān)管成效，確保財(cái)務(wù)資料安全，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。所以，要想實(shí)現(xiàn)A4規(guī)格的記賬憑證，機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)軟件必須支持A4規(guī)格記賬憑證的打印，并確保記賬憑證上關(guān)鍵要素齊全，與本單位使用的會計(jì)信息系統(tǒng)相匹配，為記賬憑證實(shí)行電子化提供有力的保障。

采用A4規(guī)格記賬憑證，還可以滿足內(nèi)部控制制度中的監(jiān)管要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部控制要主動接受來自外部的監(jiān)督，要認(rèn)識到內(nèi)部監(jiān)督有其局限性，來自外部的財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)、紀(jì)檢以及上級部門的財(cái)經(jīng)監(jiān)督，可使單位管理更加合規(guī)合法，以彌補(bǔ)內(nèi)部監(jiān)督的不足。記賬憑證是單位所有經(jīng)濟(jì)活動最原始、最基礎(chǔ)、最真實(shí)的記載，采用A4規(guī)格的記賬憑證能滿足上述部門的多次審計(jì)要求，外形美觀，查閱方便，不易折損，便于保存。

此外，采用A4規(guī)格記賬憑證，可提升財(cái)務(wù)人員素質(zhì)，加強(qiáng)創(chuàng)新意識培養(yǎng)，適應(yīng)新形勢下財(cái)務(wù)管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人要帶頭認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)財(cái)政、財(cái)務(wù)管理的法律法規(guī)，不斷提高執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度的自覺性，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和依法理財(cái)?shù)哪芰?。單位相關(guān)人員要充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理工作的重要性，真正從思想上重視財(cái)務(wù)管理工作，支持會計(jì)人員依法履行職責(zé)，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，鼓勵(lì)會計(jì)人員在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，在核算工具、核算方法上創(chuàng)新，以適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理新形勢的需要。

2017年初，筆者所在的河北省人力資源和社會保障廳選擇了兩家下屬事業(yè)單位，推行記賬憑證和票據(jù)粘貼單A4規(guī)格化，并在日常工作實(shí)施中取得了良好的效果。

相關(guān)財(cái)務(wù)人員表示，原始票據(jù)、A4紙附件可直接粘貼在票據(jù)粘貼單上，省時(shí)省力，看似一張紙大小的變化，卻給經(jīng)辦人帶來了極大方便。實(shí)行A4格式記賬憑證后，按月裝訂成本的憑證平平整整，翻閱如同翻書一樣，讓憑證查閱者從個(gè)人感官上非常舒服。

摘自中國會計(jì)報(bào)

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